CLICK HERE FOR FREE BLOGGER TEMPLATES, LINK BUTTONS AND MORE! »

Tuesday, April 30, 2013

SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT


SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN KREDIT

A.      Pengertian Sistem dan Prosedur
1.    Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.
2.    Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:5) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.

B.       Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayaranya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan penghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.
1.    Penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan
Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya . pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.
            Fungsi yang terkait dalam sistem penjulan kredit dengan kartu kredit perusahaan adalah:
a.    Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.
b.    Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c.    Fungsi Gudang
Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d.   Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
e.    Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.
f.     Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan dengan kartu kredit adalah:
1.    Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok selama jangka waktu tertentu.
2.    Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3.    Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4.    Nama dan alamat pembeli.
5.    Kuantitas produk yang dijual.
6.    Nama waraniaga yang melakukan penjualan.
7.    Otorisasi pejabat yang berwenang.

Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredit dengan sistem kartu kredit perusahaan adalah:
1.    Faktur penjualan kartu kredit
     Dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit.
2.    Surat tagihan
     Surat tagihan ini merupakan turnaround dokument yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen yang harus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu tertentu

Catatan Akuntansi yang digunakan adalah:
1.   Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
2.   Kartu Piutang
Catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3.   Kartu Gudang
Catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam penggolongan catatan akuntansi. Catatan ini deiselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:
1.      Prosedur Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.
2.      Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3.      Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang
4.      Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kredit.
5.      Prosedur Pencatatan Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.
           
            Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pembelian yaitu:
1.      Surat order pengiriman dan tembusannya
2.      Faktur dan tembusannya
3.      Rrekapitulasi harga pokok penjualan
4.      Bukti memorial
Contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies), tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:
1.      Kartu persediaan, di mana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
2.      Jurnal umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

            Jaringan Prosedur
            Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:
1.      Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2.      Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

2.      Unsur Pengendalian Intern
*        Organisasi
a.    Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit
Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkannya fungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.
b.    Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya (piutang dapat ditagih).
c.    Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan satu karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lainnya.
d.   Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi
Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain.
*        Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.
a.    Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat order pengiriman.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli
b.    Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
Untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.
c.    Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang.
d.   Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
Dengan demikian pengisian informasi ke dalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur pemasaran.
e.    Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan pada faktur penjualan berarti bahwa:
1.        Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum.
2.        Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3.        Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muat of lading.
f.     Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan kredit dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit).
Catatan akuntansi diisi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.
g.    Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan.
*        Praktik yang Sehat
a.    Surat Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dan pengguanaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan.
b.   Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
c.    Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.
d.   Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang, dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan.

C.      Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit
Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit
a.      Bagan Order penjualan
1)      Menerima order dari pelanggan.
2)      Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur.
3)      Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.
4)      Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad.
5)      Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.
6)      Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan.
b.      Bagian Kredit
1)      Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit.
2)      Memberikan otorisasi kredit.
3)      Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.
c.       Bagian Gudang
1)      Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.
2)      Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.
3)      Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.
4)      Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.
d.      Bagian Pengiriman
1)      Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.
2)       Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
3)      Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.
4)      Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
5)      Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.
e.       Bagian Penagihan
1)      Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan.
2)      Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.
3)      Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.
4)      Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.
5)      Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.
6)      Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.
f.       Bagian Piutang
1)      Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.
2)      Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.
g.      Bagian Kartu Persediaan
1)      Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut.
2)      Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik.
3)      Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.
4)      Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
h.      Bagian Jurnal
1)      Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut.
2)      Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.

D.      Uraian Bagan Alur Dokumen Sistem Penjualan Kredit


1 comment: