SISTEM DAN PROSEDUR PENJUALAN
KREDIT
A.
Pengertian Sistem dan Prosedur
1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem
menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut
pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Jadi sistem terdiri
dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari
sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan.
2. Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur
menurut Mulyadi (2001:5) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara
berulang-ulang.
Yang termasuk dalam
kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode,
mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari
prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
B.
Penjualan Kredit
Sistem
akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayaranya dilakukan setelah
penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah
pihak.
Dalam
transaksi penjualan kredit, jika order dari
pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk
jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan
penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan
memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan penghasilan yang akan
diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan
melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan
sistem penjualan kredit biasa.
1. Penjualan kredit dengan
kartu kredit perusahaan
Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan
oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards)
ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya . pelanggan
akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi
berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat
menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang
menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu
perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka
waktu tertentu yang telah lewat.
Fungsi yang terkait dalam
sistem penjulan kredit dengan kartu kredit perusahaan adalah:
a.
Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kartu kepada pelanggan yang
terpilih. Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan
keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan
gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.
b.
Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi
penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan
fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c.
Fungsi Gudang
Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan
yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari
fungsi penjualan.
d.
Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu,
dan spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusan faktur penjualan
kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung
jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas faktur penjualan
kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
e.
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang
kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu
kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.
f.
Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertangung jawab untuk membuat
surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.
Informasi yang
dibutuhkan oleh manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan dengan
kartu kredit adalah:
1.
Jumlah pendapatan
penjualan menurut jenis produk atau kelompok selama jangka waktu tertentu.
2.
Jumlah piutang kepada
setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3.
Jumlah harga pokok
produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4.
Nama dan alamat pembeli.
5.
Kuantitas produk yang
dijual.
6.
Nama waraniaga yang
melakukan penjualan.
7.
Otorisasi pejabat yang
berwenang.
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem
penjualan kredit dengan sistem kartu kredit perusahaan adalah:
1.
Faktur penjualan kartu
kredit
Dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit.
2. Surat tagihan
Surat tagihan ini merupakan turnaround dokument yang isinya
dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen yang harus disobek dan
dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah
berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu
tertentu
Catatan Akuntansi yang digunakan adalah:
1.
Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik
secara tunai maupun kredit.
2.
Kartu Piutang
Catatan akuntansi merupakan
buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap
debiturnya.
3.
Kartu Gudang
Catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam penggolongan catatan akuntansi.
Catatan ini deiselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas
barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan
dengan kartu kredit adalah:
1.
Prosedur Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan
menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order
dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit
dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi
tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.
2.
Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini fungsi gudang
menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam
faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat
penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang
pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3.
Prosedur Pencatatan
Piutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi
mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang
4.
Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima
faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara
periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada
pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kredit.
5.
Prosedur Pencatatan
Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi
mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.
Informasi yang diperlukan
manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang diperlukan manajemen
pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan dokumen yang
digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pembelian yaitu:
1.
Surat order pengiriman
dan tembusannya
2.
Faktur dan tembusannya
3.
Rrekapitulasi harga
pokok penjualan
4.
Bukti memorial
Contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan
kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill
of loading), slip pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse
copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index
silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies), tembusan
piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal
copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson
copy).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki
kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja
pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:
1.
Kartu persediaan, di
mana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap
jenis persediaan.
2.
Jurnal umum, catatan
akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama
periode akuntansi tertentu.
Jaringan Prosedur
Sedangkan pada jaringan
prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini, sama dengan sistem
penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya saja
jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur
yaitu:
1.
Prosedur distribusi
penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi
mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh
manajemen.
2.
Prosedur pencatatan
harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi
mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu.
2.
Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
a.
Fungsi penjualan harus
terpisah dari fungsi kredit
Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk
menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih
atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu
diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi
penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak
pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat
pelunasan piutang yang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang
lalu. Dengan dipisahkannya fungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak
tertagihnya piutang dapat dikurangi.
b.
Fungsi akuntansi harus
terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat
dijamin ketelitian dan dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang)
dapat dijamin keamanannya (piutang dapat ditagih).
c.
Fungsi akuntansi harus
terpisah dari fungsi kas
Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi
catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk
kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan
piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan satu
karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang
disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang
debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingan
pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu
piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lainnya.
d.
Transaksi penjualan
kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman, fungsi
penagihan, dan fungsi akuntansi
Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya
oleh satu fungsi tersebut. Dengan menggunakan unsur pengendalian intern
tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang
mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya
oleh karyawan lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan
dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan
terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya.
a.
Penerimaan order pembeli
otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat order pengiriman.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda
tangn otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman.
Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman
yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya
dari pembeli
b.
Persetujuan pemberian
kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit
copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
Untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan
kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang
dikembalikan kepada pembeli.
c.
Pengiriman barang kepada
pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan
membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai
bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman
barang yang diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat
segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan
piutang.
d.
Penetapan harga jual,
syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di
tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal
tersebut.
Dengan demikian pengisian informasi ke dalam surat order pengiriman dan
faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan,
potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur pemasaran.
e.
Terjadinya piutang
diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur
penjualan. Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan
pada faktur penjualan berarti bahwa:
1.
Fungsi penagihan telah
memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman yang
ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani
oleh perusahaan angkutan umum.
2.
Fungsi penagihan telah
mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum
dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3.
Fungsi penagihan telah
mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur
penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat
pengiriman barang dan surat muat of lading.
f.
Pencatatan ke dalam
kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal
umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan kredit dengan
cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas
masuk, dan memo kredit).
Catatan akuntansi diisi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang
sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya
dokumen pandukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.
g.
Pencatatan terjadinya
piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat order
pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat
dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data
yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan.
Praktik yang Sehat
a. Surat Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Untuk menciptakan praktik yang
sehat formulir penting yang digunakan dan pengguanaan nomor urut tersebut
dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan.
b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account
receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan
piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara
periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan
dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas.
Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh
debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan
piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh
perusahaan.
d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol
piutang dalam buku besar.
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan
akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan
piutang, dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah
faktur penjualan.
C.
Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit
Uraian
bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit
a.
Bagan Order penjualan
1) Menerima order dari pelanggan.
2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan
membuat Surat Order Pengiriman dan faktur.
3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama
dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman,
lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9
diarsipakan sementara menurut tanggal.
4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian
kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad.
5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari
bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9.
6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian
Penagihan.
b.
Bagian Kredit
1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari
bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit.
2) Memberikan otorisasi kredit.
3) Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian
order penjualan.
c.
Bagian Gudang
1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan
penyiapan barang.
2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan
penyerahan barang.
3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka
direkap ke dalam kartu gudang.
4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1
dikirim ke bagian pengiriman.
d.
Bagian Pengiriman
1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara
bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.
2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada
pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.
4) Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke
bagian Order Pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
5) Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara
permanen menurut nomor urut.
e.
Bagian Penagihan
1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman
lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan.
2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.
3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman
lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.
4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.
5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.
6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.
f.
Bagian Piutang
1) Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat
rekap ke dalam kartu piutang.
2) Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat
Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut.
g.
Bagian Kartu Persediaan
1) Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu
persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut.
2) Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga
pokok penjualan secara periodik.
3) Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat
bukti memorial.
4) Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
h.
Bagian Jurnal
1) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam
jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut.
2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan
kemudian diarsipkan.
D.
Uraian Bagan Alur Dokumen Sistem Penjualan Kredit
thanks ya infonya !!!
ReplyDeletewww.bisnistiket.co.id
sangat membantu
ReplyDeleteblognya bagus :D
ReplyDeletemakasihh infonya
good blog . love
ReplyDeleteboleh minta sumber referensinya dari mana?
ReplyDeletemakasih
Gambarnya gak bisa dibuka?
ReplyDelete